Strona główna    Mapa strony    Wersja angielska  Wersja rosyjska  Wersja ukraińska 

Zakresy czynności

ZAKRESY CZYNNOŚCI

 

KOORDYNATOR GŁÓWNY (Pan Rektor):

1)

nadzór nad prawidłową realizacją merytorycznych zadań Projektu;

2)

organizowanie i koordynowanie pracy zespołu zarządzającego Projektem;

3)

analizowanie postępu finansowo-rzeczowego projektu w kontekście założonego harmonogramu realizacji przedsięwzięcia i przyjętych założeń budżetowych;

4)

współudział w opracowywaniu regulaminów, umów, procedur, instrukcji, dotyczących realizacji Projektu,

5)

współudział w opracowaniu wzorów dokumentów związanych z realizacją Projektu oraz aktualizacji dokumentów w związku ze zmianami w Projekcie,

6)

zatwierdzanie wniosków studentów o refundację dodatkowych kosztów poniesionych podczas odbywania praktyki zawodowej, kosztów dojazdu oraz kosztów powstających przy prowadzeniu aplikacyjnej pracy dyplomowej.

7)

współudział w ustaleniu zasad obiegu dokumentów związanych z realizacją Projektu,

8)

kontakt z Ministerstwem Nauki i Szkolnictwa Wyższego dotyczący bieżącej realizacji Projektu;

9)

nadzór nad zgodnym z ustawą o ochronie danych osobowych przetwarzaniem danych osobowych;

10)

koordynowanie i nadzorowanie prac związanych z promocją, ewaluacją, realizacją oraz rozliczeniem projektu.

 

Obowiązki wykonywane są w ramach pełnionej funkcji Rektora:

1)

zatwierdzanie instytucji (zakładów pracy) przyjmujących na praktykę do udziału w Projekcie;

2)

zatwierdzanie studentów do udziału w Projekcie;

3)

zatwierdzanie uczelnianych opiekunów praktyk do udziału w Projekcie;

4)

zawieranie umów z instytucjami (zakładami pracy) przyjmującymi na praktyki, z uczelnianymi opiekunami praktyk zawodowych, z zakładowymi opiekunami praktyk zawodowych, ze studentami;

5)

przyznawanie stypendiów praktykantom;

 

PEŁNOMOCNIK REKTORA DS. PROWADZENIA PROJEKTU:

1)

współpraca z jednostkami organizacyjnymi w zakresie wdrażania i wykonywania poszczególnych zadań (działań) Projektu;

2)

informowanie o aktualnym postępie finansowo-rzeczowym Projektu;

3)

opracowywanie i nadzór nad wprowadzaniem przyjętych zmian w procesie realizacji Projektu, w wyniku dokonanej analizy postępu finansowo-rzeczowego, stwierdzonych trudności w procesie wdrożeniowym i/lub na uzasadniony wniosek pozostałych członków zespołu zarządzającego projektem;

4)

kontakt z Ministerstwem Nauki i Szkolnictwa Wyższego dotyczący bieżącej realizacji Projektu z upoważnienia Rektora;

5)

terminowe sporządzanie sprawozdań rzeczowych z realizacji projektu oraz sporządzenie sprawozdań i raportów cząstkowych i końcowych;

6)

współudział w opracowywaniu regulaminów, umów, procedur, instrukcji, dotyczących realizacji Projektu,

7)

współudział w opracowaniu wzorów dokumentów związanych z realizacją Projektu oraz aktualizacji dokumentów w związku ze zmianami w Projekcie,

8)

współudział w ustaleniu zasad obiegu dokumentów związanych z realizacją Projektu,

9)

informowanie Rektora o nieprawidłowościach związanych z realizacją Projektu, a także o wszelkich sytuacjach mogących mieć istotny wpływ na dalszy jego przebieg;

10)

zapewnienie właściwego przepływu informacji pomiędzy jednostkami organizacyjnymi wykonującymi poszczególne zadania w Projekcie;

11)

nadzorowanie prawidłowego przeprowadzenia promocji projektu;

12)

przygotowanie prac związanych z promocją, ewaluacją, realizacją oraz rozliczeniem projektu.

 

KOORDYNATOR DS. PRAKTYK NAUCZYCIELSKICH:

1)

współpraca z jednostkami organizacyjnymi w zakresie wdrażania i wykonywania poszczególnych zadań (działań) Projektu w zakresie dotyczącym praktyk nauczycielskich;

2)

informowanie o aktualnym postępie finansowo-rzeczowym Projektu w zakresie praktyk nauczycielskich;

3)

opracowywanie i nadzór nad wprowadzaniem przyjętych zmian w procesie realizacji Projektu w zakresie praktyk nauczycielskich, w wyniku dokonanej analizy postępu finansowo-rzeczowego, stwierdzonych trudności w procesie wdrożeniowym i/lub na uzasadniony wniosek pozostałych członków zespołu zarządzającego projektem.

 

DYREKTORZY INSTYTUTÓW (KOORDYNATORZY INSTYTUTOWI):

1)

wdrożenie realizacji zadań merytorycznych Projektu w Instytucie;

2)

informowanie o aktualnym postępie wdrożenia Projektu w Instytucie;

3)

współudział w przygotowaniu Regulaminu praktyk pilotażowych na poszczególnych kierunkach w Instytucie,

4)

wnioskowanie o zakwalifikowanie instytucji przyjmujących na praktykę, uczelnianych opiekunów praktyk oraz studentów do udziału w Projekcie,

5)

skierowywanie na praktyki,

6)

weryfikowanie list stypendialnych,

7)

weryfikowanie i akceptacja protokołów uczelnianych i zakładowych opiekunów pilotażowych praktyk zawodowych,

8)

akceptacja merytoryczna wniosków studentów o refundację dodatkowych kosztów poniesionych podczas odbywania praktyki zawodowej, kosztów dojazdu oraz kosztów powstających przy prowadzeniu aplikacyjnej pracy dyplomowej.

 

ZASTĘPCY DYREKTORÓW W INSTYTUTACH (POMOCNICY KOORDYNATORÓW W INSTYTUTACH):

1)

nadzór nad prawidłową realizacją zadań merytorycznych Projektu w Instytucie;

2)

współpraca z opiekunami zgodnie z regulaminami,

3)

informowanie o aktualnym postępie finansowo-rzeczowym Projektu;

4)

współudział w opracowywaniu sprawozdań w zakresie dotyczącym postępu rzeczowo-finansowego Projektu w Instytucie,

5)

nadzór nad dokumentacją Projektu w Instytucie.

 

KWESTURA:

1)

prowadzenie wyodrębnionej księgowości Projektu,

2)

opisywanie dokumentów księgowych zgodnie z wytycznymi projektu,

3)

przygotowywanie list płac dla pracowników projektu,

4)

realizowanie przelewów płacowych,

5)

przygotowywanie not obciążeniowych do MNiSW w celu otrzymania zaliczki,

6)

kontrola nad prowadzeniem pełnej dokumentacji księgowej,

7)

sporządzanie okresowych sprawozdań finansowych z realizacji praktyk zawodowych,

8)

współpraca z Koordynatorem Głównym i pełnomocnikiem Rektora ds. prowadzenia Projektu przy raportowaniu i planowaniu płatności,

9)

monitorowanie postępu finansowego projektu w kontekście planowanych wydatków oraz wprowadzenia niezbędnych zmian w budżecie projektu.

 

DZIAŁ PRAWNO-ORGANIZACYJNY:

1)

współudział w opracowywaniu regulaminów, umów, procedur, instrukcji, dotyczących realizacji Projektu,

2)

współudział w opracowaniu wzorów dokumentów związanych z realizacją Projektu oraz aktualizacji dokumentów w związku ze zmianami w Projekcie,

3)

współudział w ustaleniu zasad obiegu dokumentów związanych z realizacją Projektu,

4)

monitorowanie dokumentów, wytycznych, które w trakcie realizacji projektu mogą ulec zmianie w celu zapewnienia zgodności Projektu z wytycznymi, jak również obowiązującymi przepisami prawa.

 

DZIAŁ OSOBOWY:

1)

prowadzenie rejestru umów cywilnoprawnych zawieranych w Projekcie,

2)

wprowadzanie umów do programu kadrowo-płacowego,

3)

zgłaszanie i wyrejestrowanie z ubezpieczeń społecznych i zdrowotnych osób, z którymi zawarto umowy cywilnoprawne,

4)

rozliczanie rachunków do umów cywilnoprawnych,

5)

przygotowywanie dokumentacji dotyczącej wynagrodzeń osób biorących udział w Projekcie,

6)

sporządzanie upoważnień do przetwarzania danych osobowych i ich odwołań.

 

PRACOWNICY DZIEKANATÓW (OBSŁUGA ADMINISTRACYJNA):

1)

obsługa spraw administracyjno-biurowych podczas realizacji Projektu w Instytucie;

2)

przygotowywanie umów z instytucjami przyjmującymi na praktykę zawodową, uczelnianymi opiekunami praktyk zawodowych, zakładowymi opiekunami praktyk zawodowych, studentami, zgodnie z opracowanymi w tym zakresie wzorami,

3)

przygotowywanie skierowań na praktyki,

4)

przygotowywanie list stypendialnych,

5)

zbieranie danych osobowych praktykantów i opiekunów praktyk,

6)

prowadzenie i archiwizacja dokumentacji Projektu zgodnie z Instrukcją postępowania z dokumentacją projektu pozakonkursowego „Program praktyk zawodowych w Państwowych Wyższych Szkołach Zawodowych” oraz prowadzenie ewidencji dokumentów znajdujących się w poszczególnych segregatorach.

 

OBSŁUGA SEKRETARSKA:

1)

obsługa sekretarska Koordynatora Głównego, Pełnomocnika Rektora ds. prowadzenia Projektu, Koordynatora ds. studiów nauczycielskich;

2)

obsługa spraw administracyjno-biurowych podczas realizacji Projektu;

3)

prowadzenie i archiwizacja korespondencji dotyczącej Projektu;

4)

redagowanie i edycja pism związanych z realizacją Projektu;

5)

administracyjna obsługa spotkań w ramach Projektu;

6)

prowadzenie i archiwizacja ogólnej dokumentacji Projektu zgodnie z Instrukcją postępowania z dokumentacją projektu pozakonkursowego „Program praktyk zawodowych w Państwowych Wyższych Szkołach Zawodowych” oraz prowadzenie ewidencji dokumentów znajdujących się w poszczególnych segregatorach.

 

Biuro Promocji:

- w zakresie działań dotyczących zarządzania promocją i informowaniem o Projekcie: organizowanie i realizowanie wszelkich działań związanych z procesami promocyjnymi i informacyjnymi dotyczącymi projektu, a w szczególności: nadzór nad opracowaniem materiałów promocyjnych, umieszczania informacji o projekcie na stronie WWW uczelni, informowanie o realizacji Projektu i jego rezultatach, dokumentowanie działań promocyjnych.