- Opracowywanie planu zamówień publicznych oraz jego zmian na podstawie informacji przekazywanych z poszczególnych jednostek organizacyjnych Uczelni.
- Sporządzanie i publikowanie rocznego planu postępowań o udzielenie zamówień.
- Przyjmowanie i rejestrowanie, składanych przez jednostki organizacyjne Uczelni, w oparciu o plan zamówień publicznych, wniosków dotyczących dostawy, wykonania usługi lub roboty budowlanej.
- Przeprowadzanie postępowań o udzielenie zamówień publicznych w zakresie uregulowanym wewnętrznymi aktami normatywnymi i zewnętrznymi przepisami prawa w tym:
1) przygotowywanie i dokonywanie odpowiednich ogłoszeń w zależności od wartości zamówienia, wymaganych m.in. ustawą Prawo zamówień publicznych, wytycznymi projektów finansowanych z funduszy unijnych,
2) sporządzanie Specyfikacji Warunków Zamówienia, zapytań ofertowych i rozeznań cenowych oraz przygotowywanie odpowiednich dokumentów związanych z procedurą zamówień publicznych,
3) przygotowywanie oraz prowadzenie korespondencji z wykonawcami w trakcie postępowania o udzielenie zamówienia publicznego,
4) prowadzenie komunikacji z wykonawcami przy użyciu środków komunikacji elektronicznej,
5) przygotowywanie zmian i wyjaśnień dotyczących Specyfikacji Warunków Zamówienia, zapytań cenowych i rozeznań cenowych,
6) przyjmowanie i weryfikacja ofert wykonawców,
7) prowadzenie spraw związanych ze złożonymi odwołaniami i skargami,
8) sporządzanie protokołów z postępowań o udzielenie zamówienia publicznego,
9) przechowywanie i archiwizowanie ofert złożonych w toku postępowania o udzielenie zamówienia publicznego oraz dokumentacji postępowania zgodnie z obowiązującymi przepisami.
- Administracyjna obsługa prac Komisji przetargowych.
- Udział przedstawicieli działu w pracach komisji przetargowych.
- Przygotowywanie projektów zamówień, umów i przedkładanie ich do podpisania przez osoby upoważnione.
- Realizacja czynności związanych z zakończeniem postępowań o udzielenie zamówień publicznych:
1) prowadzenie rejestru wpłat wadiów, zabezpieczenia należytego wykonania umowy, dokonanych przez wykonawców,
2) wydawanie dyspozycji w zakresie zwrotu wadiów.
- Kontrola realizacji zobowiązań powstałych w wyniku udzielonych zamówień na podstawie obowiązujących przepisów.
- Sprawdzanie oraz opisywanie faktur za zrealizowane dostawy, usługi i roboty budowlane, ich właściwa klasyfikacja, tj. określenie sposobu realizacji zakupu, źródła finansowania, zgodności z zapotrzebowaniem, przekazywanie zaopiniowanych i zaewidencjonowanych faktur do Kwestury.
- Składanie reklamacji w przypadku realizowanych zamówień niezgodnych ilościowo i jakościowo ze złożonymi zamówieniami i umowami.
- Prowadzenie rejestrów zamówień publicznych udzielonych przez Uczelnię.
- Opracowanie i prowadzenie ewidencji rodzajowej potrzeb jednostek organizacyjnych Uczelni w zakresie środków czystości i materiałów biurowych.
- Sporządzanie sprawozdania z zakresu zamówień publicznych w tym sporządzenie i publikowanie rocznego sprawozdania do Urzędu Zamówień Publicznych o udzielonych zamówieniach publicznych.
- Prowadzenie spraw najmu lokali i pomieszczeń w skali Uczelni (z wyłączeniem Domów Studenckich).
- Udzielanie informacji publicznej zgodnie z obowiązującymi przepisami w zakresie zamówień publicznych.
- Nadzorowanie, poprawność i aktualizacja informacji związanych z zamówieniami publicznymi na stronie internetowej Uczelni.